Konferens i Göteborg med mer än möten – så skapar ni en dag som deltagarna minns

Vad kommer deltagarna ihåg några veckor efter en konferens? Sällan kaffepausen klockan 10.15 eller exakt hur många presentationer som hölls. Däremot brukar oväntade upplevelser, bra samtal och sådant gruppen gjorde tillsammans fastna.

På Kviberg Park Hotel kan en konferens i Göteborg få den variationen utan att mötesdelen hamnar i skymundan. Här finns konferenslokaler tillsammans med restaurang och boende, samtidigt som Kviberg erbjuder allt från längdskidåkning till beachvolleyboll. Mötesdagen får helt enkelt fler möjligheter än fyra väggar och en projektorduk.

Ett miljöbyte kan vara mer värdefullt än ännu en presentation

Det är frestande att utnyttja en konferensdag genom att fylla schemat. Presentation följer på presentation och diskussionerna ska hinnas med före nästa punkt. Till slut blir innehållet svårt att skilja åt.

Bryt hellre av!

En aktivitet mitt under dagen skapar en tydlig gräns mellan olika arbetsmoment. Gruppen får lämna sina vanliga roller en stund och mötas i en annan situation. Det behöver varken vara avancerat eller särskilt fysiskt.

En promenad kan fungera utmärkt för samtal i mindre grupper. Ett lagspel passar ett annat syfte. Huvudsaken är att miljöbytet har en naturlig plats i dagen.

Skidspår eller sand mellan tårna?

En konferensaktivitet får gärna överraska lite. Kviberg Park Hotel har ovanligt goda förutsättningar på den punkten.

I Skidome går det att åka längdskidor inomhus året runt på en 1,2 kilometer lång slinga. Skidskytte är ett alternativ för grupper som vill lägga till ett tävlingsmoment.

En helt annan upplevelse väntar på Beach Center, där beachvolleyboll spelas inomhus. Att gå från ett seriöst strategimöte till skidspår eller sand ger en kontrast som är svår att åstadkomma med en vanlig fikapaus.

Alla behöver dock inte vara sportentusiaster. Aktivitetsvalet bör spegla gruppens förutsättningar och intressen.

Tre saker deltagarna bör få med sig hem

En minnesvärd konferens kräver inte ett spektakulärt program. Ofta räcker tre ganska enkla ingredienser:

Något konkret från mötet. Beslut, nya kunskaper eller en gemensam riktning ger dagen ett tydligt värde.
Något gjort tillsammans. En aktivitet skapar andra samtal och möten mellan kollegor än arbetspassen gör.
Tid utan agenda. Lunch, fika och middag ger plats åt spontana diskussioner som inte går att schemalägga fram.

Balansen mellan delarna spelar större roll än mängden innehåll. Lite luft i programmet är alltså inget misslyckande. Tvärtom kan det vara precis vad gruppen behöver.

Låt måltiden bli en del av upplevelsen

Matpauser betraktas ibland mest som hål mellan programpunkterna. Det är synd. Runt ett matbord kan en diskussion från förmiddagen fortsätta i mindre formella former, samtidigt som personer som normalt inte arbetar nära varandra får tid att prata.

Restaurang Campo finns på Kviberg Park Hotel och har italiensk-amerikansk inriktning. Att restaurangen och konferensen finns nära varandra minskar dessutom logistiken under dagen.

Ska gruppen stanna till nästa morgon finns hotellrum på plats. Då kan middagen få bli kvällens naturliga samlingspunkt i stället för upptakten till ännu en transport.

Minnesvärd behöver inte betyda fullbokad

Det finns en viktig skillnad mellan en innehållsrik konferens och en överlastad sådan. En dag med möte, aktivitet och middag kan kännas mer genomarbetad än ett program med ständiga byten.

Kvibergs styrka är därför inte bara mängden saker som går att göra. Närheten mellan olika miljöer ger arrangören möjlighet att välja bort också.

Ett företag kan hålla två ordentliga arbetsblock, låta gruppen prova skidskytte och sedan avsluta över middag. En annan grupp kanske väljer workshop, promenad och övernattning. Båda kan fungera lika bra.

En konferens som deltagarna minns behöver trots allt inte vara den där mest saker hände. Ofta är det dagen där rätt saker inträffade och fick tillräckligt med tid.

Tandläkare Solna